Отчет представлен в виде таблицы EXCEL «Информация о заключенных контрактах» для бюджетных и казённых учреждений отдельно (два разных файла). Для бюджетных – ОТЧ_бюд.xls, для казённых – ОТЧ_каз.xls.  Для удобства дальнейшей обработки отчетов имя файла следует переименовать на краткое наименование Вашей организации с проставлением периода отчетности.

Внимание! Для корректной работы отчета требуется произвести настройки, необходимые для работы с макросами. Они находятся в файле «Настройки.doc» с разделами в зависимости от установленного ПО:

EXCEL 97-2003;

EXCEL 2007;

EXCEL 2010;

EXCEL 2013.

При открытии документа по умолчанию отображается «Лист1» на котором расположен отчет в масштабе 75%. Масштаб можно менять в зависимости от разрешения Вашего экрана. «Лист1» защищен от форматирования и ввода данных в определенные ячейки. Следующий лист «Код ГРБС – Заполняется,..», выделенный красным цветом служит сноской для заполнения полей «Код ГРБС* «, «Целевая статья* «, «Вид расходов* » (на рисунках в этих полях отсутствует знак (*). Соответствующие поля (*) заполняются, если закупка произведена за счет бюджета в виде субсидии на осуществление капитальных вложений в объекты капитального строительства муниципальной собственности или приобретение объектов недвижимого имущества в муниципальную собственность. Лист «Способы закупок» содержит расшифровку аббревиатур, необходимых для заполнения столбца «Способ закупок». «Лист2» и «Лист3» могут использоваться по Вашему усмотрению.

В левом верхнем углу листа отображена версия и дата выхода релиза. Шапка отчета состоит из названия отчета и заполняемого поля «Наименование организации» (1), которое выделено светло-зеленым цветом и заполняется путем выбора из справочника (2). При первоначальном открытии отчета данное поле является активным, о чем свидетельствует подсказка (3).

Таблица состоит из 13 столбцов, поле каждого из которых имеет свои ограничения и заполняется в соответствии с выводимыми подсказками. В верхней части таблицы расположены заполняемые поля ВПЗ (Всего планируемых денежных средств на закупки в текущем году) (4) и СГОЗ (Совокупный годовой объем закупок) (5), которые необходимо заполнить и корректировать поквартально в течении отчетного года. 1-й, 2-й столбцы и добавление новой строки (6) происходит автоматически после заполнения поля «Наименование организации» (1), а в последующем после заполнения  столбца «Способ закупок» таблицы. Причем поле «Код ГРБС» всегда принимает значение 000 и не требует редактирования если закупка произведена за счет собственных средств (в подавляющем большинстве).По умолчанию шапка таблицы закреплена и не подвижна, поэтому для контроля начала таблицы две первых строки выделены светло-желтым цветом и только они имеют контекстные подсказки.

Поля столбцов «Способ закупок» и «Целевая статья» окрашены в светло-зеленый цвет и предполагают выбор значения из справочников (8). Для удобства в работе предусмотрен автоматический подсчет итогов (9) по столбцам: «Начальная цена контракта»,  «Сумма контракта»,  «Исполнение контракта», расположенный над этими столбцами.